こんにちは。最近洋画を見ることにハマって、夜更かししがちなみさです。
さて、本題に入ります。みなさんは、仕事がなかなか終わらず悩んだことはありませんか？
このように、仕事を抱えて時間に余裕がないという人は多いのではないでしょうか。できれば仕事を効率よく終わらせて、時間を有効活用したいですよね。
今回は、仕事が遅くなる原因と仕事を速くする効率化の秘訣について紹介します。仕事が思うように進まないことに悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
仕事が遅くなる原因
優先順位をつけていない
やることの優先順位を考えずに仕事をすると、複数の仕事を１度に抱えて混乱してしまいます。無計画に行き当たりばったりで仕事を進めてしまうため、期限に間に合わないということになりがちです。
仕事に優先順位をつけないと、仕事の段取りがうまくできず、効率よく取り組むことができません。「あれもこれもやらなければ」とマルチタスクの状態になり、何から手をつけたらいいのか分からなくなります。
また、重要度が高い仕事がはっきりしにくいため、そうでない仕事にまで時間をかけてしまいやすくなります。その結果、重要な仕事の期限の直前になって焦ることが多くなり、いつも時間に余裕がない状態になってしまうのです。
完璧を求めすぎている
仕事に完璧を求めすぎると、時間をかけすぎて作業のペースが遅くなり、効率が悪くなります。また、こだわりが強くなって視野が狭まり、柔軟に修正することが難しくなりやすいです。
完璧主義の人は、高すぎる目標を目指そうとする傾向があります。何か仕事に取り掛かる前に「きちんと調べてから始めよう」と考えがちです。それがプレッシャーになり、実行に移すまでに時間がかかりやすくなります。
また、細かいところまで徹底的に取り組み、時間をかけようとします。細かいところまで気を配ることは良いことですが、こだわりすぎると、目的とは関係のないところに時間をかけて過ぎてしまいます。求められているものと違っていたら、その時間が無意味になってしまいます。
完璧を求めすぎると、手が止まって行き詰まりやすくなり、効率的に仕事が進められなくなります。
時間管理をしていない
時間管理をせずに仕事を進めるのは、仕事の効率を悪くする原因になります。時間配分を考えずに仕事を進めてしまうため、時間を効率的に使う意識が薄くなります。
その結果、予期せず時間がかかったり、トラブルが起きたりして期限に間に合わなくなるというミスにつながります。時間がかかるほど期日に追われるストレスが大きくなり、目標を達成するモチベーションが低下します。
また、時間内に仕事を終わらせることができないと、休む時間を削ってまで仕事をすることが増えてきます。長時間労働が続くと、頭の働きが悪くなるため、さらに仕事の効率が悪くなってしまいます。
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仕事が速くする効率化の秘訣
しないことリストを作る
仕事を速く終わらせるためには、仕事の量を減らすことが大切です。「しないことリスト」を作ることで、仕事量の増やし過ぎを防げます。
「あれもこれもきちんとやろう！」という考えは、仕事量を増やし過ぎてしまう原因になります。仕事量が増えすぎると、後回しになるリストが溜まっていき、後から抜け漏れが発生することがあります。自分がやるべきことを見極めて、必要なことに使う時間の確保が大切です。
そこで、「これだけはやらない」ことを決めておくことが重要です。例えば、押し付けられた仕事を引き受けたり、行きたくない飲み会に参加したりするなど、やらなくてもいいことに時間を取られていないか見直してみましょう。しないことリストの例を挙げるので参考にしてみてください。
- 夜８時以降は仕事をしない
- 作業中は他のことをしない
- この作業には２０分以上かけない
- 今取り掛かっていることが終わるまでは、他の仕事を引き受けない
- 重要な仕事の期限内には飲み会に行かない
このように、しないことを決めておくと余計な仕事を抱え込まず、時間を有効活用することができます。必要なことに時間を割けるように、それ以外のことは思い切って捨てる勇気も大切です。
日常的に行う作業は手を抜く
仕事をするときに、日常的にしている同じ作業が出てくると思います。そういった作業を簡略化する工夫をすると、仕事を効率化できます。
例えばメールを送信をするときに、毎回同じ文章をその都度入力していては効率的ではありません。パソコンに定型文を登録したり、メモ帳に文面を保存していつでもコピペできるようにしておきましょう。
また、書類作成も１から取り組もうとすると時間がかかります。書類の雛形を活用したり過去の資料を参考にしたりすれば、圧倒的に速く作成できます。
日常的にしている作業を、いかに手を抜いて速く終わらせるかを意識することが大切です。
考えるよりもまず実行する
「とにかくまず動く」ことで、仕事のスピードアップにつながります。考えてから実行するよりも、実行しながら考えて学んでいく方が圧倒的に効率が上がります。
実行する前に１００％の準備をしようとすると、取り掛かりが遅れてしまいます。例えば、資料作成をする場合「きちんと勉強して知識を取り入れてから取り掛かろう」と考えると、終わるのが期限ギリギリになりがちです。
期限ギリギリになった場合、予期せずトラブルが起きたり、修正が必要になったりすると間に合わなくなる恐れがあります。そうなると、やり直し作業が生まれて更に時間がかかってしまうため非効率的です。
知識が不十分でもすぐ実行に移せば、進めていく中で学ぶことができます。実行する中で、分からないことを調べて学んでいけばいいのです。そうすることで、学んだことを実践的に覚えられるので効率が上がります。
すると時間に余裕ができるため、進捗状況を報告して相手に確認し、柔軟に軌道修正することができます。トラブルが起きても期限に間に合わせられるようになります。
完璧でなくても、まず実行に移すことが効率化の秘訣になります。
時間管理で効率化する
仕事の時間管理によって、いつ何をするべきなのかが明確になり、取り掛かりがスムーズになります。また、時間内に終わらせることを意識できるため、仕事のスピードが上がります。
まず、するべきタスクを全て書き出し、リストアップします。そして、それぞれのタスクの優先順位を決め、期限を設定します。そうすると、自分がやるべきタスクが「見える化」され、そのタスクにかけられる時間を把握できるようになります。
そして、計画の実行後に振り返ることが重要になります。計画通りに進んだか、予期せず起こったことがあったかを振り返り、次回の改善につなげましょう。そうすると、自分が１日にこなせる仕事の量が分かってきて、仕事に必要な時間を予測できるようになるため、次の計画を改善できます。
時間管理をして仕事を進め、振り返ることを積み重ねると、仕事の進め方を改善できて自己成長につながっていきます。
まとめ
いかがでしたか？今回は仕事を速くする効率化の秘訣について紹介しました。自分に合った方法を習慣として取り入れてみてくださいね。
この記事がお役に立てれば幸いです。
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