こんな疑問にお答えします。PDCAサイクルについて、具体例なども含めて紹介しますので、是非参考にしてください。
そもそもPDCAとは
PDCAは、plan(計画)、Do(実行)、check(評価)、action(改善)の頭文字を取ってPDCAと呼ばれています。目標を達成するために、PDCAサイクルを回すことが基本とされています。
plan(計画)、Do(実行)、check(評価)、action(改善)、それぞれ解説していきます。
Plan（計画）
Plan(計画)は目標を達成させるために、誰が、何を、いつまでに、どのように行うかをプランニングしていくことを指しています。PDCAサイクルをうまく回せていないと感じた時は、このPlanがきちんと出来ていない場合が多いです。
Do（実行）
Do（実行）は、計画したことに対して実際に行動に移すこと。この時にplanで計画した内容を意識してやることが重要になります。
Check（評価）
Check（評価）は実行したことを確認すること。
Action（改善）
Action（改善）は、チェックした結果をみて改善すること。改善点を探すとき、Planで立てた計画が正しかったのか、実行の時に問題が発生したのかなどを検証、改善していきます。
以上の流れが「PDCAサイクル」と呼ばれており、多くの企業で取り入れられています。
PDCAサイクル失敗の具体例
PDCAサイクルがうまく回らないケースを、具体例とともに説明します。うまく回らない場合、以下のケースに陥っている可能性があります。
- 一度の失敗で挫折してしまう
- 計画にムリがある
- 確認と改善が不十分
それぞれ解説していきます。
一度の失敗で挫折してしまう
計画を実行できずに一度の失敗で挫折してしまう場合です。Doの段階で失敗してもcheckとactionで現実的な計画に改善させることが出来ます。
一度で挫折せずに長い目で見て、PDCAサイクルを繰り返して最善の手段を見つけることを意識してみましょう。
計画にムリがある
PDCAサイクルを何度回しても一向にうまくいかないと感じている方に多いのが、計画にムリがある場合です。目標を達成させるために作業の効率化を図る手段なので、計画が実現不可能なものを可能にしてくれるようなものではありません。
実際に実行してみて、無理があると感じたらcheck、actionの段階で次回のplanを実現可能なものに改善させる必要があります。
確認と改善が不十分
PDCAサイクルを回すことに失敗している場合、確認と改善が不十分なことが多くあります。自分自身で実行した結果を確認して、改善するために次のPDCAサイクルに移ろうとしているのに、結果的に「PDPDサイクル」になってしまっている場合です。
しっかりcheckとactionで原因の解明と改善を行わないと、計画を何度も実行しているだけの状態になるので、改善が見られない結果になることも少なくありません。
PDCAのメリット
PDCAサイクルを使うメリットは以下の3つになります。
- 目標や行動基準が明確になる
- 作業効率の改善が出来る
- 具体的に行動できる
それぞれ解説していきます。
目標や行動基準が明確になる
作業を定型化(ルーティン化)、可視化することで一連の作業の良し悪しも分かるようになります。計画から改善までの流れを継続的に行うことで、具体的な構想指針になり、作業密度を増すことが出来ます。
この作業をすることで、より綿密な行動計画や実行に移せます。
作業効率の改善が出来る
PDCAサイクルを繰り返すことで、目標に対するミスを軽減させたり、工程の簡略化に繋がります。結果的にやることが明確になり、作業効率を高められます。
具体的に行動できる
各ステップで具体的な行動指針をともに明記されているので、内容にフォーカスした行動が可能になります。そのため、目標に対して具体的な行動が出来るようになるのです。
PDCAのデメリット
PDCAを回すこと自体が目的化してしまうと、目標達成までの計画遂行や作業改善といった本来の目的が達成できない状態になってしまいます。うまくいかないときは、責任の所在があいまいだったり、成果に対するコミットが希薄だったりするのが原因の場合があります。
その場合は権限の一部を他の方に譲渡したり、責任や所在を明確にしたり、他のフレームワークでボトムアップなアプローチを試してみるのもいいでしょう。
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PDCAの注意点
PDCAサイクルを行うときの注意点は以下の3つ。
- 結論を急がない
- ムリをしない
- 何度も繰り返す
それぞれ解説していきます。
結論を急がない
PDCAサイクルは検証を繰り返し、少しずつ目標に向けて進めていきます。いきなり目標を達成させたり、改善することはありません。
段階的に向上させていくので、すぐに結果を求めず、長い目で計画していきましょう。
ムリをしない
Plan（計画）をたてる際に高すぎる目標は立てないようにしましょう。目標が高いほど、結果がでるまでに時間がかかります。
前回よりも少し高いくらいの目標がちょうどいいでしょう。
何度も繰り返す
PDCAサイクルは何度も繰り返す必要があります。改善と検証を繰り返すうちに、最高の結果のパターンを知ることができます。
PDCAをうまく回すためのポイント
PDCAサイクルをうまく回すためのポイントは以下の5つになります。
- 計画は出来るだけ具体的に
- 目標を数値化してもとに確認
- 定期的に確認を行う
- PDCAサイクルを継続し続ける
- 実行できる範囲にする
それぞれ解説していきます。
計画は出来るだけ具体的に
PDCAサイクルを回すとき、最も重要になるのが計画です。計画を立てるときに内容を具体的にして、目標を明確にしましょう。
計画があいまいだったり分かりにくいと、その後の実行や改善に問題が発生してしまいます。
目標を数値化してもとに確認
計画の段階で目標を数値化して行いましょう。確認の際に数値をもとにすると、どの程度目標を達成出来ているか、確認作業や改善策の時にスムーズに行うことが出来ます。
注意点としては業務を細分化し、ひとつずつ数字を使って検証すること。うまくいかなかったときや数値がよくない方向へ行ったときは、原因を追究しましょう。
定期的に確認を行う
定期的に計画の進行具合を確認することで、適切な改善策が出来るようになります。確認をきちんとして、PDCAサイクルを継続的に回していきましょう。
PDCAサイクルを継続し続ける
PDCAサイクルを回し続けることで効果的に継続させることが出来ます。継続的に回して、そのつど問題点などを改善させていきましょう。
結果がでるまでには時間がかかるので、とにかく継続することが肝心です。
実行できる範囲にする
PDCAサイクルを回す際は、自分の業務量を考えて実現可能な範囲で行うようにしましょう。計画、実行、確認、改善策を練る、を自分の出来る範囲で行うのが効果的に回すためのポイントです。
自分の出来る範囲を超えたPDCAサイクルを作ってしまうと、実行した時にうまく回らなくなります。自分で実施することができない場合、工程ごとにチームをわける方法もあります。
まとめ
いかがでしたか？今回はPDCAサイクルとその具体例を紹介しました。是非この記事を参考にして目標を達成させてくださいね。
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