特別なスキルは不要！プレゼンテーションでの話し方と準備

こんにちは、
人事部から新入社員の研修用動画撮影を依頼され協力したところ
「話すの上手いですね！Youtuber目指してる人みたい！」
と言われました。
「Youtuberみたい」ではだめだったのでしょうか。
Fa1（ふぁいち）です。

突然ですが、皆様は会社や学校でプレゼンテーションを行ったことはございますでしょうか。
多くの方が「Yes」だと思いますが、その中でも「得意だ」と思われている方は少ないのではないでしょうか？

プレゼンテーションには必ず聞き手がいて、多くの場合その聞き手は「上司」「教授」「顧客」といった方々かと思われます。

本記事では、そういった「失敗できないプレゼンテーション」に備えて、資料の構成方法や話し方のコツについて説明を行っていきます。

プレゼンテーションの構成

社会人や学生は、社内での企画の発表や重役へのプロモーション、研究室の進捗発表や結果報告など、あらゆる場面でプレゼンテーションを行わなければいけません。

プレゼン成功において最も重要な要素は「事前準備」です。準備がしっかりと出来ていれば、ある程度本番での緊張を緩和することもできます。

本項目では、その準備についてを説明していきます。

目的を明確にする

まずは資料を作り出したりする前に、以下を考えてみてください。

• なんのためにそのプレゼンが開催されるのか
• 求められている結論はなにか

例えば、自社ホームページに新機能が実装されたことを社内共有するためのプレゼンであれば、「新機能が何かを理解してもらう」ことが目的となります。進捗報告であれば、「現状の報告と次に何をやるのかを、上司（教授）に伝える」ということが目的となります。

非常に当たり前で単純なことかと思われるかもしれませんが、資料を作っている過程で「目的」を見失ってしまい、そのままプレゼンまでした結果「結局何を言いたかったの？」と言われてしまう方がいらっしゃるのも事実です。

そこで、おすすめとしては、資料作成の際は「目的」を常に見えるところに記載しておくことです。
例えば、パワーポイントでまとめられる場合は、各スライドの端に「目的」を常に載せておく等をしておけば、「今書いている内容は目的達成のために必要なことか？聴衆を混乱させないか？」というリマインドにもなります。

※資料完成後は適宜消してくださいね。

参加者を確認する

次に必要な準備は、参加者が誰なのかを確認しておくことです。

プレゼンを聞かせる相手は上司ですか？クライアントですか？他にはどんな人が参加しますか？人事部？同僚？

それらを明確にしておくと、プレゼンにおける適切な表現や最適な情報の公開などの判断に役立ちます。

例えば、参加者が新規のクライアントで、目的が自社製品のプロモーションであれば、可能な限りな専門用語を抑えたプレゼンが必要です。逆に、社内の営業マンへ新製品の説明をする場合は専門用語を使って簡潔に説明をしたほうが、効果的にかつ早く理解も進みます。

このように参加者が誰なのかを確認しておくことで、プレゼン内で用いるべき表現が大きく異なってきます。

プレゼンテーションの順番を確認する

プレゼンテーションが複数人で実施される場合は、順番も確認しておきましょう。

正直、一番最初であればあまり難しく考えなくてもいいのですが、一番最後の場合は聴衆が疲れている可能性もあるので、必要に応じてプレゼン開始前に休憩を取ってもらったり、簡単なアイスブレークトークをプレゼンの最初に加えたりといった工夫が必要です。

上記以外にも、順番がプレゼンに影響する要因が何かでてこないか？を事前に考えておきましょう。

開催場所を確認する

在宅ワークが普及している現代では、プレゼンテーションを行う場所の確認が必須です。

例えば、Web会議で実施されるのであれば音声の遅延等を意識した、間を眺めに取れるような文章構成にするべきです。

対面型のプレゼンであれば、部屋の広さや立ち位置を把握しておくことで当日に必要な機材等の準備を行うことができます。例えば、スクリーンのサイズが大きいものであればポインタが必要となりますし、マイクを通して話すのかどうかを知っておけばWeb会議の準備と同様に文章構成に工夫が必要になってきます。

当日に焦らないためにも忘れずに確認しておきましょう。

資料の構成を考える

開催場所や参加者等の確認をしたあとは、いよいよ資料作成に入ることとなります。プレゼンで最も注目を浴びることになる資料ですので、常に「目的」と「聴衆への伝わりやすさ」を優先することを忘れないでください。

全体的な構成

まずは全体の流れの設計図を考えましょう。表紙から始まって、最後にお礼を伝えるまでの間の大まかな流れを考えます。

このときのおすすめとしては、最初にプレゼンの目的を参加者全員に共有することです。「なんでこのプレゼンをやっているるのか？」「最終的にどんな結論を話そうとしているのか？」は先に伝えておかないと、発表中に聴衆が迷子になります。

そこで非常にざっくりとしたおすすめの構成は以下の通りです。

目的→目次→メイン→まとめ

目的の共有から初めて、目次(アジェンダ)を見せることで、全体の流れについても共有を行ったほうがより理解されやすいプレゼンにすることができます。

結果を先に

さらに「聴衆を迷子にさせない」プレゼンにするためには、結論を先に言ってしまった方が良いです。

例えば以下の2つの文では、どちらの方が理解しやすいでしょうか？

例文 (1)
私はこの実験を成功させるために、Aという方策とBという方策を合わせた新たな方策であるCを実践しました。
Cで行った実験はAとBよりもうまくいきましたが、求めていた結果は得られませんでした。
そのため、実験は失敗したと言えます。今後は改善策を検討します。

例文(2)
私は今までにない新たな方策を試しましたが、結果的に上手くは行きませんでした。
新たな方策とは従来のAとBの方策を組み合わせたものです。
上手く行かなかった原因は〜〜〜です。そのため、今後は〜〜〜を解決できる方法を検討します。

いかがでしょうか？文字で読む分には、そこまで違いは無いように見えるかもしれませんが、実際に文字がない状態で声と資料だけでこの内容を理解するとなれば、先に結果を言ってしまう例文(2)の方がまとまって聞こえます。

それは、最初に結論である「実験は上手く行かなかった」という結果を話しているためです。聴衆は「あぁ、上手く行かなかったのか。じゃあなんで上手く行かなかったのかな」という興味を持って話しを聞いてくれるようになります。

先に結果を言わないで方策の話から始めている例文(1)では、「あれ、今なんの話だっけ？」と迷子になってしまう可能性が高いです。

従って、プレゼンテーションでは先に結果を述べるという構成が効果的です。

プレゼンテーションでの話し方

ここからは、実際にプレゼンテーションを行う際の「話し方」について説明を行います。

カンペを作って、6割覚える

よくプレゼンテーションでは「カンペを見るな・作るな」といった意見を耳にします。

確かにカンペを見ながら発表をされると、ただ文字を読むだけの言葉の抑揚が無い発表となり聴衆にとっては聞きづらい退屈なものとなってしまいます。

しかし、まとまっていない内容を話してしまったり、話すべきこと・伝えるべきことを忘れてしまっては、聴衆にとってカンペを読んで発表されるよりも退屈で意味のないプレゼンテーションとなってしまいます。

従って、「カンペは作ったほうが良いし、当日持ち込んだほうが良い。ただし、内容の6割は覚えておく」という方法が、聴衆にとっても話し手にとっても有意義なプレゼンとすることができます。

その覚えるべき6割は、「各項目で絶対に伝えたいワードと、そのワードにたどり着くまでの道のり」です。

その6割は、暗記するつもりで練習をしましょう。言いたいことの6割が頭に入っていれば、発表当日に聴衆に向かって「伝えたいこと」を強く語るように話すことができます。覚えていない4割の内容に入るときだけカンペを見れば良いのです。

カンペを見るときは、区切りの良いところで話すのを止めて、数秒時間をとって落ち着いてカンペを見ましょう。この数秒という時間は話し手にとっては長く感じますが、聴衆にとっては実は大したことがありません。むしろ、聴衆はその間に今まで話し手が話した内容の整理を脳内で行います。従って、カンペを見る時間を効果的に取ることで、より完成度の高いプレゼンテーションとなります。

重要な言葉は繰り返す

プレゼンテーションにおいての成功は「事前に立てていた目的の達成」がされることです。例えば、あるサービスの新機能の追加の周知が目的であれば、聴衆が新機能について理解することが「プレゼンテーションの成功」となります。

プレゼンテーションの成功にたどり着くには、伝えたいことをロスレスで伝えることが求められます。そのためには、伝えたい内容やワードを発表中に何度も繰り返すことをおすすめ致します。

繰り返しすぎるとクドいと思ってしまい、伝えたい内容を代名詞（「それ」「これ」等）で省略されてしまいがちですが、聴衆に印象づけるためにも重要な言葉や内容は省略せずに繰り返しましょう。

まとめ

プレゼンテーションを成功させるためには、目的の設定・参加者・実施場所・を事前に確認しておきカンペを用意した上でたくさん練習をすることが必要です。言ってしまえば、その準備さえ行えれば「特別なプレゼンテーションスキル」がなくても、プレゼンテーションを成功させることが可能です。まずは「目的を達成するためにはどのような資料にすれば良いだろうか？どの順番で話せば良いだろうか？」といった内容を常に頭に置いた上で、準備を進めましょう。

本記事が、プレゼンテーションが苦手な方にとって少しでも参考になれば幸いです。