タイムマネジメントのコツは？人生を豊かにするタイムマネジメントの極意

皆さんは仕事や家事など、日常生活で時間を効率よく使えていますか？実は今回紹介する「タイムマネジメント」を意識するだけで、より日々の生産性を上げることが出来るのです！

では早速

について学んでいきましょう！

タイムマネジメントとは？

タイムマネジメント＝生産性の向上

まずはタイムマネジメントの基礎について学んでおきましょう。

タイムマネジメントとは「時間を効率よく使って、生産性の向上を図ること」を指します。もとはアメリカで使用されていた用語で、最近では日本国内でも積極的に利用されています。

タイムマネジメントとスケジュール管理の違い

よく混同しがちなのが、タイムマネジメントとスケジュール管理です。タイムマネジメントは時間の”使い方を改善する”こと。

対してスケジュール管理は、予め決められた目標に向けて”進行状況を計画・管理する”ことを指します。

タイムマネジメントで何が変わる？

作業効率が上がり時短ができる

まずタイムマネジメントを行うことで、時短の成功につながります。時短は時間短縮の略で、昨今では働き方改革が話題になる中でこの時短という単語が多用されていますが、タイムマネジメントが時短のカギとなってくるのです。

タイムマネジメントではとにかく時間を有効活用し、無駄を徹底して省くことが求められます。これは予定を詰めるという意味ではなく、より効率の良い手順で仕事をしようということを指しています。

少し分かりづらいので、家事の動作で考えてみましょう。

例えば机の上にある食器を食洗器に入れて、冷蔵庫の中にある水を持ってくるという2つの動作を想定してみます。ちなみに食洗器と冷蔵庫は近くにあり、机は冷蔵庫と食洗器のあるキッチンからは少し離れています。

皆さんはこの動作をどう行いますか？大抵は食洗器に食器を入れて、そのまま冷蔵庫から水を取り出してくるはずです。だいぶ簡単な例ですが、これがタイムマネジメントの大まかな内容。

食器を入れて、机に戻って、再度冷蔵庫まで行くとなれば、手間も時間も2倍かかります。こうした無駄をなくし、より効率よく行動しようというのがタイムマネジメントなのです。

生産物が増える

タイムマネジメントによって作業効率が上がると、1つの動作で2つ同時にタスクが完了したり、同時進行で作業が進んだりと、一定の時間内にできる生産物の量も比例して上がっていきます。

多くの企業で勤務時間が定められていますので、終業時には他の従業員よりも多くの生産物が出来上がっているのです。

周囲からの評価が上がる

以外に見落とす部分ですが、タイムマネジメントに成功すると周囲からの評価が高くなります。それもそのはず。周囲が想定する時間よりも早く作業が完了しているのですから。

しかし早ければよいというものではありません。間違いがあれば本末転倒になってしまいますので、自分のできる範囲でタイムマネジメントを行いましょう。

最初はあたふたするかもしれませんが、次第に作業内容に慣れてくるため、意識して行っていたことが当たり前にできるようになる日が来るはずです。

タイムマネジメントを実践しよう！

では早速タイムマネジメントを実践してみましょう。まずは大まかな手順をご紹介します。

やるべき業務を細かく書き出す

まずはやるべき業務や、自分のやりたいことをピックアップしましょう。まずはザックリと、箇条書きで構いませんのでやることを可視化します。

可視化ができたら、その業務を細分化していきます。こうすることで関連性のある業務を結びつけることができたり、この後の手順で優先順位が決めやすくなったりします。

優先順位を決める

この手順が一番重要です。優先順位を決めて「いつまでに、どこまで」完了していれば良いのかをしっかり把握しましょう。

手当たり次第に業務をこなしていれば業務量はどんどん減りますが、優先度の高い仕事をこなしておくことで余裕が生まれるため、急な予定変更にも応じやすくなります。

例えば書類をコピーする業務一つを取っても、その書類を使用する会議が1時間後であれば書類のコピーはここでは最優先業務になります。

タイムマネジメントは時間を有効活用することです。その時、その場で「本当に必要な業務」を完了させるように、優先順位を振り分けてみましょう。

人に任せるのもアリ

実は業務を全て自分でこなす必要はありません。部下や同僚、アウトソーシングの利用など、他人に重要度の低い仕事をしてもらうのは有効な方法です。

ここでは優先度の他に「重要度」について考えてみましょう。やらなければ損害が生まれる、やれば大きな成果が出る、こういった業務は重要度が高い業務です。

対して成果はあまり出ないが、毎日やらなければならない業務。いわゆる雑務は重要度の低い業務です。かと言ってやらなければそれはそれで困るので、この重要度の低い業務を他人に任せてしまうのです。

人でなくても新しいシステムの導入や、その雑務自体の見直しも有効でしょう。タイムマネジメントでは成果の高い仕事にいかに時間を振り分けるかが要となってきます。

予定を立てる

次に目標＝予定を立てましょう。前の工程で優先順位が分かったと思いますが、実際に期日までに業務を遂行できるようにしっかり見通しを立てます。

優先順位を決める手順で明確にした「いつまでに、どこまで」という情報が役に立ちますね。予定の立て方は様々ですが、恐らく最初のうちはなかなか時間配分が上手くできないはずです。

これは回数をこなしていくことで段々と感覚が身についてきますので、諦めずに繰り返しましょう。

実は予定を立てることで得られるのは、業務を計画通りに進められるということだけではありません。業務全体を把握できるため、この業務はここで一緒にやってしまおう、この業務は最後に回しても大丈夫など、行動の効率化が図れるのです。

見直しも重要

一旦予定を立てる工程でタイムマネジメントの計画段階は完了です。最後は行ったタイムマネジメントが有効であったか、正しく機能していたかを振り返る時間をとります。

この見直しはおろそかにしてしまう方も多いですが、これがないと次のタイムマネジメントに失敗を活かすことが出来ません。タイムマネジメントの精度を上げるためにも、どこでどう失敗したのか、どこが予定から大きく逸れてしまったのか、簡単で良いのでまとめておくのが良いでしょう。

まとめ

今回はタイムマネジメントについてご紹介しました。タイムマネジメントは役職のついた忙しい方だけでなく、新社会人や日常生活でも大いに役に立ちます。

最後にタイムマネジメントによるメリットを再度振り返っておきましょう。

3つ目と4つ目はタイムマネジメントの分かりやすいメリットですが、1つ目と2つ目はどうでしょうか。タイムマネジメントによって、余裕を持ちながら大きな成果を上げることが出来るのです。

タイムマネジメントに興味があるという方は、ぜひこのサイクルを生活や仕事に取り入れてみてくださいね。慣れてしまえば、より充実した人生が送れるはずです。