こんにちは。オンライン飲み会ではもっぱら紅茶を飲んでいるお酒が飲めないサイトウです。
コロナウイルスの影響で、オンライン会議が話題に上がることが増えてきました。あなたは、「オンライン会議」という言葉を聞いて、どのようなことを思い浮かべますか？
世間の反応は「便利・効率が良い・時間が有効活用できる」というポジティブな意見と、「うまくいかない・よくわからない」といったネガティブな意見と、様々です。
大丈夫です。オンライン会議はいくつかの点をおさえれば、誰でもうまく使いこなせるようになります。
今回はオンライン会議のメリット・デメリットと、オンライン会議をスムーズに行う上での注意点についてご紹介します。オンライン会議について知りたい方や、オンライン会議をうまく活用したい方は是非読んでみてくださいね。
オンライン会議とは
オンライン会議とは、どこかに集まるのではなく、モニターやカメラ、マイクを使ってオンラインで会議をすることです。一般的には、出勤せずにパソコンの前に座ったまま、会議をするというイメージです。
オンライン会議には、主にWeb会議システムとテレビ会議システムの2種類があります。
Web会議システムは、各自で所有しているパソコンやスマホ・タブレットを使って会議を行います。インターネット環境が整っている場所であれば、どこからでも自由に会議に参加できるのが特徴です。１人対１人や複数人での会議に適しています。
一方、テレビ会議システムは、特定の場所にカメラやマイクなどの機器を設置したうえで利用する会議システムです。専用機器の導入が必要となりますが、Web会議システムと比較して音声や映像の品質が安定しやすいのが特徴です。多数で話し合うような会議やセミナーなどに適しています。
今後ますますオンライン会議のシステムは普及していくでしょう。得意・不得意にかかわらず、オンライン会議に慣れる必要があるのです。
NTTデータ経営研究所による調査によれば、テレワークによって実施した業務として６割以上の企業がオンライン会議をあげています。
出典：NTTデータ経営研究所｜緊急事態宣言前後のテレワーク実態調査
どの業界においてもオンラインツールを使いこなす必要性が高まっていますね。
オンライン会議のメリット・デメリット
では、オンライン会議のメリットとデメリットはなんでしょうか？もしデメリットがあるならば、それを克服する方法はないのでしょうか？順番に見ていきましょう。
メリット
オンライン会議の最大のメリットは、移動や場所の確保が不要ということでしょう。インターネット環境さえ整っていれば、いつでもどこからでも会議に参加することが可能です。人が行き来する必要がないので、社外ともミーティングが行いやすく、柔軟なコミュニケーションが可能となります。
また、場所の確保が不要ということは、その費用もいらないということです。会議室の電気代もかかりませんし、会議をするために場所を整える必要もありません。
そして、日本の会社は会議の時間が長いことで有名です。「会議をなくすための会議があった」なんて話も聞くくらい、内容の薄い無駄な会議が多いと言われています。会議に出席している＝仕事をしている（ような気になっている）という状態ですね。
しかし、これでは生産性が低く、本来の業務に集中できません。事前に「今日のオンライン会議は１時間」というように決めておけば、いやでも時間を意識せざるをえなくなり、無駄な会議時間を削減することができます。
つまり、オンライン会議のメリットを一言でまとめると「業務の効率化」です。これによって、時間と費用を節約することができ、ういた時間と労力を本来の仕事に集中投下することができます。
デメリット
オンライン会議のデメリットは、音声トラブルが発生する可能性があることです。音声品質が悪かったり、回線が不安定で音声が途切れ途切れになってしまうと、ミーティングの進行を妨げてしまいます。小さなことですが、頻発するとストレスになりますよね。
また、全員が同じ場所に集まる場合に比べて、 その場の空気や雰囲気を読み取りにくいという点もデメリットのひとつです。人間は些細なしぐさや目線の動きから、無意識に相手の気持ちを読み取っています。そのため、相手の顔しか映っていない画面越しだと「なんとなく雰囲気が悪い・相手の納得が得られていない様子だ」といった微妙なニュアンスが把握しにくいのです。
そして、事前に準備をしっかりしないとほぼ間違いなく失敗します。どのアプリやツールを使うのか・画面共有やミュートなどの操作はできるか・何についてどのくらいの時間を使うのか・何人参加する予定なのか等、会議に参加するそれぞれが責任をもって準備する必要があります。
つまり、オンライン会議を有効に使うことができるかどうかは、事前準備にかかっているということです。事前準備さえ怠らなければ、オンライン会議のデメリットを少なくすることが可能です。
「雰囲気を読み取りにくい」という点については依然課題として残りますが、チャットを併用することで幾分か軽減することが可能です。例えば、発言者以外の人間同士がチャットで意見交換をし、それぞれの反応を確認することで、場の空気を読むサポートになります。日本人は思ったことを言葉にしない方も多いので、サポートツールをうまく使っていきたいですね。
オンライン会議をスムーズに行うために
オンライン会議のメリット・デメリットを理解したところで、オンライン会議をスムーズに行うために、事前に必要な準備をまとめます。
まずはインターネット環境を整えることが優先です。もし、回線に不安があるなら、光回線に変更するのもおすすめ。これはサイトウ自身でも体験があります。以前は天候や時間帯によって動作が遅くなったり、音声が途切れてしまったりすることがあったのですが、光回線に変えてからは全くありません。
また、音声チェックをしたり、使い慣れていないツールがあれば実際に動かしてみるのも大切な準備です。
何について話し合う場なのか・自分の持ち時間はどれくらいか・終了時間は何時かなど、しっかりと把握したうえで会議に臨みましょう。内容の充実した会議にするために、事前に資料を読んで内容を把握しておくことは大前提です。
各々が資料を確認すればよい点については、オンライン会議で時間をかけることをやめましょう。
「オンライン会議直前まで事務作業をしていた・外出していた」という方、いらっしゃいませんか？これはあまり効率の良い時間の使い方ではありません。
せめてオンライン会議の10分前には作業を中止し、頭をリセットしましょう。集中力が戻ってきます。
会議やミーティングは、自分だけでなく相手の時間も使って行われます。オンライン会議の時間を有意義なものにするために、ぜひリセット時間を設けてくださいね。
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まとめ
いかがでしたか？今回はオンライン会議についてご紹介しました。
オンライン会議には賛否両論ありますが、「移動時間と場所の確保が不要」という圧倒的メリットは無視できません。会議やミーティングの効率化にこれ以上のツールはないのではないでしょうか。
オンライン会議が苦手だという方、安心してください。新しい技術や方法が導入されるときは、誰でも最初はうまく使いこなせずに戸惑うものです。
初めてスマホを手にした時を思い出してください。よくわからないけど、おもしろそう・いろいろ試してみようとわくわくしませんでしたか？
同じようにオンライン会議も前向きに使いこなしていきましょう。間違いなくあなたの強力な助っ人ツールになってくれるはずですよ。
この記事が少しでもお役に立てれば幸いです。
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