こんにちは、ガルシアです。
「時間の使い方が下手で思うようにスケジュールが管理できない。」
「気づいたらいつも納期に追われて余裕がない。」
「もっとうまく時間を活用する方法はないの？」
こんな悩みを抱えていませんか。
仕事をたくさん抱えて時間をうまく使えず、残業や休日出勤などで疲弊している方は多いですよね。
結論から言うと、時間の使い方が上手な人とヘタな人の間には明確な違いがあります。
この記事を読めば、生産性高く時間を活用するヒントが見つかるので、ぜひご一読ください。
目次
【共通点あり】時間の使い方が下手な人の特徴4つ
それほど仕事が多いわけでもないのに、気づいたら業務に追われていたり、大事な約束を忘れていたなんてことはないでしょうか。
今度こそ気をつけようと思っても、また同じミスの繰り返しでイヤになることは多いですよね。
時間の使い方が下手な人には以下の4つの特徴があります。
自分の状況に当てはまるものがないか、チェックしながら読み進めてください。
- スケジュール管理できていない
- 優先順位をつけられない
- 全部自分一人でやろうとしている
- 完璧を目指している
スケジュール管理ができていない
時間の使い方が下手な人は、総じてスケジュール管理ができていない傾向にあります。
何をすればいいか覚えていないから、とりあえず目の前の作業に取り掛かるといった場当たり的な仕事の進め方をしてるケースが多いです。
やっつけ仕事が当たり前になってくると、長期的な仕事に手が回らなくなります。
スケジュール管理は時間管理の基本ですので、しっかりやりましょう。
おすすめのスケジュール管理方法はアナログ手帳です。緊急の予定が入りそうならすぐに書き込めますし、ダブルブッキングにもすぐ気づけます。
優先順位をつけられない
やるべきことに優先順位を付けられないのも、時間の使い方が下手な人の特徴です。
そもそも、全ての仕事の優先順位が同じと言うのは考えられません。
優先度を誤ると、来月しめきりの仕事を今日終わらせたり、今週末納期の業務を放置するといったことが起こるかもしれません。
まずは、取り組んでいる仕事に今手をつけるべきなのか考えましょう。場合によってはやらなくて言い仕事が出てくるかもしれません。
しかし、優先度が低いからと言って仕事を放置したら、関係部署の上司や同僚から悪い印象を持たれるかもしれません。
その際は「他の仕事の納期に追われているので、来週から着手します。」と、一報入れましょう。
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全部自分一人でやろうとしている
時間の使い方が下手な人は、全部一人でやろうとする傾向にあります。
当然ですが、我々は人間なので自分一人でできる仕事の量には限界があります。だから、大きい会社は外注などでさばき切れない仕事を他者に振っているのです。
個人にも言えることで、自分でなくてもできる仕事は部下や同僚に振りましょう。もちろん、相手の仕事に支障の無い範囲でお願いするのがマナーです。
また、自分の仕事がヒマになったときは「何かできることはないか。」などの気遣いも忘れずに。後で仕事を頼みやすくなります。
完璧を目指している
完璧主義の人も、時間の使い方が下手な人の特徴と言えます。なぜなら、完璧を目指すといくら時間を費やしても足りないからです。
例えば、三日三晩考え抜いた企画書を上司に見せたら、イチからやり直しになってしまったという経験はないでしょうか。自分では完璧な仕事ができたように見えても、他人から見れば穴だらけということはザラです。
仕事のクオリティは6割程度でいいから、上司に見せてフィードバックをもらうのがベターでしょう。もし方向性が違っていれば、早めに軌道修正ができます。
得られたフィードバックを次回以降の仕事にも活かせるので、完璧主義より早く成長できます。
ムダな時間を減らすだけでなく、ビジネススキルを上げるためにも完璧主義は捨てましょう。
【徹底している！】時間の使い方が上手い人の共通点4つ
「時間の使い方が下手な人の特徴は分かったけれど、上手い人は何が違うの？」
「時間の使い方が上手い人のマネをしたい。」
こんな悩みを持つ方もいるでしょう。
ここでは、時間の使い方が上手い人の共通点を4つ解説します。
読めば「なるほどなー」と納得できる部分もあると思うので、ぜひじっくり読んでください。
- 自分でやらないことを決めている
- スケジュールに余白がある
- 生産性に敏感
- 生活リズムが整っている
自分でやらないことを決めている
時間の使い方が上手い人は、自分でやらないことを決めています。これはプライベートでも徹底している方が多く、常に周囲の助けで補えないか考えています。
私の知り合いで、フルタイムで働きながら3人の育児をしておられるワーママさんがいるのですが、下記のように他人にいろんな仕事を任せていました。
- 掃除、洗濯を家事代行サービスに外注
- 大半の会議を部下に出席させる
- 家政婦さんを雇って自分の代わりに食事の準備
仕事と育児を両立するために、やらないことを決めるのが何よりも大切だとおっしゃっていました。
時間の使い方が上手い人は、意固地と言えるほど自分でやらないことを決めています。
スケジュールに余白がある
時間の使い方が上手い人は、必ずと言っていいほどスケジュールに余白があります。
なぜなら、仕事やプライベートがスケジュール通りに運ぶ可能性が低いことを知っているからです。例えば、以下のようなハプニングにいつ見舞われるか分かりません。
- 納品前のシステムテストで大量のバグがでてきた。
- 客先を訪問しようとしたら電車が大幅に遅れていた。
- 部下の失敗で客に謝罪することになった。
当然、ハプニングというのはスケジュールにないので、余白が無ければ対応するのはムリです。不測の事態に見舞われても、予定通りに仕事を完遂するために余白を作りましょう。
何も予定がない日が週1日あるのが理想です。
生産性に敏感
時間の使い方が上手い人は、総じて生産性に敏感な傾向にあります。生産性とは、投下リソースに対してどれぐらいの価値を得られたかと言う指標です。
時間を使うのが上手い人は、下記のように自分の時間の生産性を最大化する努力を惜しみません。
- 会社の近くに住んで通勤時間を短縮
- 飲み会には滅多に出席しない
- 遠方い行くときは新幹線など早い乗り物を使う
- 大事な仕事はアタマが働く午前中に終わらす
- 低単価の仕事は請けない（フリーランスの場合）
生産性を上げるのに余念がない人は、時間の使い方が上手い人の特徴と言えます。
生活リズムが整っている
生活リズムに乱れがないのも、時間の使い方が上手い人に見られる傾向の1つです。
例えば、休日でも早起きの習慣がある人は、その分時間的にもリードしています。なので、仕事の前倒しや遊びの予定を入れやすくなるでしょう。
一方、金曜日の夜遅くまで飲んでいたり、休みの日に昼まで寝ていたら時間がムダになるどころか自己肯定感も低くなるでしょう。
私も週末にガッツリ資格の勉強しようと思って、いざ起きたら昼過ぎで全く勉強に身が入らなかったことがありました。
いくらスケジュール管理がうまくても実行できなければ意味がありません。そして、行動を阻むのが生活リズムの乱れです。
時間の使い方が上手い人は、生活リズムの大切さを一番理解していると言えるでしょう。
習慣化することで得られるメリット
まとめ
いかがでしたでしょうか。
繰り返しになりますが、時間の使い方が下手な人は自分一人で全てを抱え込んで破綻しているケースが本当に多いです。その結果、納期にも間に合わないし仕事のクオリティも落ちてしまいます。
しかし、時間の生産性に敏感になって他人の力を借りれば、時間のゆとりは格段に増えます。
この記事で紹介した内容を参考に、ぜひ時間の使い方が上手い人になってください。
