コミュニケーション能力とは?仕事で求められる能力と鍛え方

学生時代、コミュニケーション能力に自信のあった人の中には、仕事でとコミュニケーション能力が低いと評価される人がいます。それでは、社会人に必要なコミュニケーション能力とは何なのでしょう?

そこで今回は、コミュニケーション能力についての解説と、コミュニケーション能力を高める方法について解説していきます。ぜひご覧ください。

コミュニケーション能力とは

コミュニケーション能力とは、対人関係において、お互いの考えをスムーズに共有するための能力のことです。企業が、新卒採用の際に重視する選考基準では、コミュニケーション能力が最も重要視されていると言われています。

コミュニケーション能力では、双方向で考えを共有できているかが重要です。一般的には「自分の考えを上手く相手に伝えること」を意識するでしょう。しかし、コミュニケーションでは、「相手の考えを正確に理解すること」も大切なポイントです。

つまり、コミュニケーション能力とは、「相手の考えや本質を上手く受け取り、自分の考えを正確に伝える能力」のことです。

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コミュニケーション能力の低い人とは

学生時代であれば、誰とでも仲良くなれる友達の多い人のことを「コミュニケーション能力の高い人」だと認識していたかもしれません。しかし、社会人に求められるコミュニケーション能力は、学生時代とは違います。

社会人の場合、誰とでも仲良くなれる人材であっても、次のような人はコミュニケーション能力が低いと認識されてしまいます。

  • 自分の話ばかりで人の話を聞いていない
  • 話が脱線したり、まとまっていない
  • 空気を読むことができない
  • 緊張や恐怖で上手く会話ができない

それでは、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

自分の話ばかりで人の話を聞いていない

まず、コミュニケーション能力の低い人で最も多いのが、自分の話ばかりして人の話を全然聞いていない人です。こういったタイプの人は、まわりに対する関心が薄い場合が多いです。

人が話しているときには、しっかりと話を聞き、相手が伝えたいことを正確に受け取ることができるようになりましょう。相手が伝え下手だった場合には、内容の確認や誘導するで、話の本質を理解することも必要となります。

話が脱線したり、まとまっていない

相手に上手く話を伝えるため努力した結果、逆に話がわかりにくくなることがあります。これもコミュニケーション能力の低い人の特徴です。

例えば、自社製品を売り込むためのプレゼン中、前提知識となる専門用語についての解説をするとします。この場合、プレゼンのメインとなるべきテーマは「製品を使うことのメリット」になるはずです。しかし、前提知識の用語解説について長々と解説していては、プレゼンの本質がわかりづらくなってしまいます。

簡単に解説できないのであれば、解説する必要のない別の言葉に置き換えるなどの工夫をしても良いでしょう。

他にも、わかりやすくするために「例え話」を使った結果、余計わからなくなることもあります。女の人相手に、野球を例に説明しても伝わりづらいですし、男の人相手に、スキンケアを例に説明してもピンとこない可能性があります。

コミュニケーションを取る上で注意したいのは、その時に伝えたいことをきちんと意識することです。話が脱線させる原因になる、不要な「用語解説」や「例え」などの使用は避け、伝えたい内容が正確に伝わるコミュニケーションを取れるようになりましょう。

空気を読むことができない

社会人には、人や会社によって暗黙のルールというものが存在します。例えば、話題の1つとして他人のお金事情や恋愛事情を気軽に質問する人がいますが、そういったプライベートな質問を、会社の人間に聞かれたくない人は多くいます。しかし、相手が嫌がっていることを察知できず、しつこく質問攻めするような人は、いつの間にか周りから人がいなくなってしまうでしょう。

また、取引先の自信作である商品がどう考えても売れない商品だった場合、素直な感想を伝えることでトラブルに発展することもあります。しかし、相手との関係性や場の空気、言い方を工夫することで、お互いの利益に繋がる可能性もあります。

社会人は、学生に比べて空気を読むことが重要になってきます。空気を読まない発言で、人気を集める人もいますが、会社の看板を背負っている社会人には、リスクが高すぎる場合もあります。同じ意見や発言であっても、言っていい立場の人と、言ってはいけない立場の人がいることを理解するようにしましょう。

緊張や恐怖で上手く会話ができない

人前に立つと緊張で頭が真っ白になってしまう人や、特定の上司の前では恐怖で何も発言できないといった人は多いでしょう。中には、人間関係に気を使い過ぎて上手く会話できない人や、人見知りが激しい人もいるでしょう。

こういった人には、自分に自信がもてない人が多いです。また、自分自身でもコミュニケーションに苦手意識がある場合が多いため、これまでに紹介した人に比べると改善がしやすいでしょう。

コミュニケーションに苦手意識があるのであれば、まずは身近な人から徐々に関係を広げていくと良いでしょう。そして、自分がコミュニケーションに苦手意識があることを実際に相談してみましょう。

アドバイスはもちろんですが、職場の人であれば、他の人と上手く付き合う方法を教えてくれるかもしれません。また、みんな自分と同じような悩みを抱えていることを実感できて、自信をもてるようになるかもしれません。

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コミュニケーション能力を高める方法とは

コミュニケーション苦手意識のある人ももちろんですが、今まで苦手意識のなかった人でも、改めて考えると上手くコミュニケーションを取れていたか不安を感じ始めた人も多いでしょう。

そこで、コミュニケーション能力を高める方法について紹介していきましょう。コミュニケーション能力を高めたいと考えているのであれば、次のポイントを意識することが重要です。

  • 相手にわかりやすい伝え方をする
  • 相手の意見を聞く
  • コミュニケーションの回数を増やす

それでは、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

相手にわかりやすい伝え方をする

社会人のコミュニケーションで重要なのが、短い時間で要点をまとめて相手に伝えることです。学生の雑談のような話し方では、話の本質が伝わりづらいため、効率よく内容を伝えることを意識しましょう。

ポイントは次の2点です。

  • 結論を先に伝える
  • 5W1Hを意識する

まず、最初に結論を伝えます。先に結論を伝えることで、これから話す内容を明確に伝えることができます。また、聞き手側の準備を整えることでできるので、内容が伝わりやすくなります。

次に、「Who(誰が?)」「What(何を?)」「When(いつ?)」「Where(どこで?)」「Why(なぜ?)」「How(どうやって?)」の5W1Hを意識するようにしましょう。主語や目的、時間、場所、理由、方法を明確にすることで、相手に状況が伝わるようになります。

相手の意見を聞く

相手とコミュニケーションを取る際には、自分だけの意見になっていないか注意するようにしましょう。自分の考えを伝える際には、「私は○○だと思うけど、あなたはどう思う?」といったように、相手の意見を聞く習慣を身につけましょう。

また、打合せであれば、議事録に発言者名をメモして、発言する人が偏っていないかを意識したり、上司に報告に行く際には、聞きたいことをメモ書きして持参するなどを習慣化するのも効果的だといえるでしょう。

コミュニケーションの回数を増やす

コミュニケーションの目的は、お互いの意見を共有することです。そのためには、コミュニケーションの回数を増やすのも効果的です。

雑談をして、親交関係を深めるのも良いでしょう。しかし、効率良くコミュニケーションを高めるのであれば、「挨拶」と「報連相」を徹底し、短いコミュニケーションの回数を増やすようにしましょう。

挨拶をしない人は多くの人に苦手意識を持たれ、話しかけづらい印象を与えてしまいます。また、挨拶はちょっとした会話のきっかけにもなります。人間関係を良好にしたり、コミュニケーションを円滑にすすめるためにも、挨拶は忘れないようにしましょう。

社会人にとって「報告・連絡・相談」は、仕事におけるコミュニケーションの基本です。業務に関するスケジュールや途中経過を正確に共有するで、トラブル時の対応にも違いが出てきます。また、日々の進捗状況を伝えることは、日々のコミュニケーションの一環です。

まとめ

コミュニケーションは、お互いの考えを共有することです。口下手な人のことを「コミュニケーション能力が低い人間」だと認識している人が多いかもしれません。しかし、長々と自分の話ばかりする人や空気の読めない人も「コミュニケーション能力が低い人間」だといえるでしょう。

コミュニケーション能力は、意識することで鍛えることができます。コミュニケーション能力に自信がない人は、記事で紹介した方法を実践してみてください。

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