こんにちは。最近なかなか友達と会う時間がとれず、ついつい長電話してしまうみさです。さて、本題に入ります。
ビジネスの場では、伝える力が欠かせません。
報告や交渉をしたり、プレゼンテーションをしたりする場面では、相手に分かりやすく伝えたいですよね。でも、きちんと伝えているつもりなのに
と悩んだことはありませんか？
そんなときは、今までの伝え方を見直す必要があるかもしれません。そして、日ごろから意識してトレーニングすれば伝える力は自然と鍛えられます。
今回は話が伝わらない原因と、伝え方を向上させるトレーニングについて紹介します。「伝える」ことに苦手意識のある人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
話が伝わらない原因
相手を理解していない
「伝えたことが相手に分かってもらえない」と感じるときは、相手への理解が不十分で、相手に応じた話し方ができていない可能性があります。自分ではきちんと伝えたと思っていても、人によっては違う解釈で捉えられることがあるので、正確に理解されにくくなります。
相手に何かを伝えるとき、「この情報を伝えれば私の考えが分かるはず」「こう伝えれば相手は動いてくれるはず」と期待していることはありませんか？しかし、人によって考え方や価値観、知識量が違うため、捉え方は様々です。自分と相手の認識にずれが出てくることは当然です。
相手の立場を理解したうえで、「いかに相手に分かりやすく伝えるか」を考えて話すことが重要だといえます。
話の目的や内容が不明確
話の目的や内容を自分で理解していないと、話の方向がずれやすくなるため、伝わりにくい話し方になってしまいます。
相手に何かを伝えるときは、必ず目的があるはずです。ビジネスの場での例として、「企画について相談したい」「自分の提案について意見をもらいたい」「相手の疑問に答えたい」などの目的が挙げられます。
このような目的をもって相手に伝えるときには、伝える情報の優先順位を考えて整理して話す必要があります。しかし、何を目的に話すのかを分かっていないと、伝えるべき情報が不明確になります。
また、内容を細部まで理解せず「なんとなく分かったつもり」で話していると、相手に話の主旨が伝わりません。重要なポイントが抜けたり、矛盾が生じたりするミスにつながります。また、相手に質問されたこと対して説明ができなくなります。
「どういう目的で何をつたえたいのか」が不明確だと、漠然と思いついたままに話してしまい、目的から話の論点がずれやすくなります。そのため相手は「何を伝えたいのかが分からない」「話がかみ合わない」と感じてしまいます。
話が長くなる
話が長くなると、相手に話の要点が伝わりにくくなります。話す情報が多くなりすぎるため、相手が理解できなくなります。
話が長くなる人は、「順を追ってすべて伝えた方が分かりやすいはずだ」と考えていることが多いです。自分が伝えたいことだけを考えて一方的に話してしまいがちです。
しかし、話を整理せず一から十まで話し続けると、相手は聞くことに疲れてしまいます。また、話の要点以外の情報が多くなるため、かえって分かりにくくなり混乱させてしまうのです。
低いコミュニケーション能力で仕事を諦めない！自分の行動を見直してコミュ力を改善
伝える力を向上させるトレーニング
伝える内容を深く理解する
分かりやすく伝えるためには、伝える内容を事前に調べて深く理解することが重要です。
伝え方を考える前に、まず自分が細部まで理解することが大切です。「なんとなく分かったつもり」になっていることを見直してみると、自分の理解が不十分なところに気付くことできます。自分なりに疑問に思うところを挙げて調べていくと、理解が深まります。
深い理解があるからこそ、いかに簡単に分かりやすく伝えるかを工夫することができるようになります。また、相手から質問があったときにすぐ対応することもできます。
日ごろから情報をインプットするときに、「どう伝えたら分かりやすいか」を考えることを習慣にしましょう。内容の理解が深まり、伝える力を向上させることができます。
聞く力を鍛える
伝える力を鍛えるためには、聞く力を身に着けることが重要です。コミュニケーションは相手とのやりとりです。相手の話を聞き、理解したうえでどのように伝えるかを考えると、相手に伝わる話し方を意識できるようになります。
相手への理解が不十分だと、自分視点で伝わりにくい話し方になりがちです。例えば、相手が詳しく知らないことについて専門用語を並べて説明してしまったり、相手が求めている情報を知らずに的外れな情報を伝えてしまったりすることがあります。
相手に伝わる話をするためには、相手はどんなことを考えていて、何を求めているのかを知るようにしましょう。そのためには聞く力が欠かせません。普段から相手の話を記録して確認したり、相手がどんな要望をもっているのかを聞いたりすることが大切です。
こうすると、相手の考えや要望が見えてきます。そのうえで、相手に適した情報や知識を選んで伝えるようにすると、相手に理解されやすくなります。日ごろから話を聞き相手の状況を理解することは、相手応じた伝え方を身に着けることにつながります。
PREP法にあてはめて伝える
PREP法を意識して伝えると、話の論点が定まり、あちこちに方向がずれることなく話をすることができます。また、相手が内容を理解しやすくなり、円滑なコミュニケーションができるようになります。
PREP法とは、結論（Ｐoint）→ 理由（Ｒeason）→ 具体例（Ｅxample）→ 結論（Ｐoint）の順序で伝える方法です。
最初に結論を伝えると、話の要点が明確になります。そして理由と具体例の順番で話すと、相手は結論につなげながら聞くことができるため、話の展開を理解しやすくなります。最後に結論で締めくくることで再び主張のポイントを再確認できるので、説得力が高まります。
PREP法は、提案するときや、報告・相談するときなど様々な場面で使うことができます。実際に例文を見てみましょう。
-
- 結論（主張する要点）
業務の効率化やコストの削減のため、ペーパーレス化を実施することを提案します。
-
- 理由（結論に至った訳）
ペーパーレス化を実施すると、紙の使用や印刷するためのコストを削減することができます。また、資料を電子化するとデータ上で整理、保存ができるため業務効率化につながります。
-
- 具体例（理由を裏付ける例）
会議１回あたりに使用する約1500枚の紙の使用を削減でき、印刷にかかる約３万円のコストを削減することができます。また、資料をデータで保存すると、必要な資料を大量の書類の中から探し出す必要が無くなるため、業務の効率化につながります。
-
- 結論（再度要点を示す）
ペーパーレス化を実施することで、業務効率化とコスト削減に効果を発揮することができます。
このようにPREP法を使って話すと、要点をつかんで論理的に伝えることができます。最初はうまくいかなくても、繰り返し実践することで必ず定着してきます。
また、日ごろから話す内容をPREP法にあてはめることを意識すると、考えを整理することが習慣化され、伝える力がさらに高まります。
まとめ
いかがでしたか？今回は伝える力を鍛えるトレーニングについて紹介しました。はじめは難しくても習慣化すれば必ず身についてくるので、ぜひ実践してみてください。
この記事がお役に立てれば幸いです。
人を惹きつけるプレゼンとは？プレゼンが上手い人に共通する特徴について
